Você sabe a diferença entre Importante e Urgente?

Administrar bem o tempo é algo que para muitas pessoas no mundo corporativo parece ser utópico. Reclamações de que o dia é curto é comum num ambiente de negócios. Exemplo disso é o resultado de uma pesquisa realizada pelo International Stress Management (Isma), que revelou que no Brasil a média semanal de horas trabalhadas varia de 47 a 49. Especialistas afirmam que a maioria das pessoas não consegue fazer com que o dia renda porque não sabem administrar o tempo que tem disponível. O erro começa quando, para dar conta de tudo que temos para fazer, utilizamos as horas de lazer para o trabalho. Mas como tirar proveito do tempo?

Um bom começo para aprender a aproveitar melhor as 24 horas do dia é saber definir o que é realmente importante, e nunca, perder esse foco. No entanto, conseguir distinguir o que é importante do que não é, não é uma tarefa fácil. Existem muitas teorias a cerca da administração do tempo. Uma delas foi criada por Stephen Covey, autor de livros de autoajuda, como Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes. Covey criou a matriz de administração do tempo. Nela, ele distribuiu uma série de atividades em quatro quadrantes que empregamos o nosso tempo.

No Quadrante I estão as atividades e situações urgentes e importantes que exigem atenção imediata. Segundo Covey, as pessoas que se identificam com esse quadrante, são aquelas que se tornam escravas dos problemas e vivem administrando crises, dominadas pela correria e pela ansiedade.

As atividades importantes mas não urgentes se encontram no Quadrante II. É considerado de grande importância para a vida, pois é nele que deve estar o planejamento de longo prazo, como por exemplo, desenvolvimento pessoal e profissional, reavaliação da carreira e de suas competências pessoais, análise e antecipação de problemas futuros, estudos, leitura de livros da área de atuação, elaboração de estratégias para delegação de tarefas aos subordinados, aprimoramento dos relacionamentos, etc. De acordo com Covey, este quadrante acaba recebendo pouca atenção por não ter característica de urgência.

Já no Quadrante III está incluído tudo que é urgente mas não é importante. Quando se prioriza as atividades apenas urgentes corre-se o risco de não conseguir atingir os objetivos de médio ou longo prazo. Segundo Covey, um erro fatal para perda de tempo.

No Quadrante IV estão as atividades que não são urgentes nem importantes. Geralmente, quando se utiliza o tempo para algo relacionado a este quadrante, está fazendo mau uso dele. As pessoas entram nesta área porque ela serve de válvula de escape para problemas, atividades e compromissos indesejados. Stephen Covey explica que as pessoas que administram suas vidas de acordo com o surgimento das crises vivem 90% do tempo no quadrante I e acabam dedicando apenas os 10% restantes ao quadrante IV, que é onde se encontram as atividades que aliviam as tensões, como as de lazer, por exemplo. Já as pessoas eficazes ficam afastadas das atividades do quadrante III e IV. Ou seja, elas diminuem o tamanho do quadrante I e dedicam mais tempo ao quadrante II. Isso quer dizer que elas preferem se dedicar ao planejamento e a prevenção à problemas. Isto seria o ideal, mas muitas pessoas não conseguem dar a atenção merecida a este aspecto por conta de atividades urgentes e inadiáveis.

Para fazer seu próprio esquema utilizando a matriz de administração do tempo de Covey, distribua suas atividades nos quatro quadrantes. Descubra em qual deles você tem empregado a maior parte do seu tempo e faça os ajustes necessários, procurando privilegiar os quadrantes I e II. Depois disso, você poderá utilizar a ferramenta para ajudá-lo a administrar o seu tempo de acordo com as suas prioridades.

Fonte: Revista Você S/A, Portal Você com Mais Tempo (Retirado do site: www.unimed.coop.br)

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